KOMMUNIKASJONEN I PRESTASJONSGRUPPER – HVA HEMMER OG FREMMER?

Mye av det som danner gode eller dårlige kommunikasjonsmønstre er tilfeldig, men et par-tre ting vet vi med sikkerhet. Det ene vi vet er at hver enkeltperson i en gruppe er med på å påvirke den framtidige atmosfæren i gruppen. For selv den mest anonyme deltager i en gruppe, påvirker gruppens fungering når det gjelder dialog og samhandling. Dette kjenner vi på når noen mangler eller forlater en gruppe, eller noen nye kommer til. Vi vet med oss selv at det medfører forandring.

Den andre tingen vi vet ganske så sikkert, er at den som utpekes, blir valgt eller utvikler seg til å bli gruppens leder, er den som i størst grad påvirker gruppens fungering. Det finnes alltid unntak (ledere som mangler påvirkningskraft osv.), men dette er grunnen til at jakten på den rette leder er så intens, og at dyktige ledere belønnes så rikelig. Man jakter på ledere som ikke er opptatt av å styrke sin egen makt for maktens del, men som har som mål å skape en gruppe av selvgående medlemmer som jobber både for seg selv, hverandre og virksomheten/formålet. Men mer om det en annen gang.

Det er derfor viktig at eiere, styrer og ledergrupper har riktig sammensetning, samt at det velges, utpekes eller utvikler seg en riktig leder for gruppen. Da er grunnlaget lagt for en gruppe preget av god kommunikasjon og høy prestasjon. Men mye mer må til om en skal få en gruppe til å fungere – både på kort og lang sikt. Og skal gruppen fungere godt på langt sikt, må kommunikasjonen og samhandlingen preges av det vi kaller «den gode sirkel» eller det gode samhandlingsmønster. Noe som bygges over tid, og innebærer elementer av prøving og feiling.  

De gode samhandlingsmønstre

Det som kjennetegner kommunikasjonen i grupper som preget av den gode sirkel (en gruppe som «skrur seg framover og oppover» i kommunikasjon og prestasjon), er for det første at det forefinnes en interesse for «de andre». At gruppens medlemmer rett og slett er interessert i å bli kjent med hverandre. Og i med at man har interesse for hverandre, så bruker man tid til å lære den andre å kjenne.

Og når man er ekte interessert i å bli kjent, vil man lettere utvikle forståelse for hverandre. Og der man har samme verdier og interesser, blir man begeistret og utveksler opplevelser. Men der man også har litt forskjellige grunnverdier og mange ulike interesser, oppstår en annen følelse. En følelse av forsiktighet – man trår mer varsomt.

Og her blir det virkelig spennende, for man beveger seg inn i noe som kan utvide ens egen horisont, og en kan lære noe nytt. Og ikke bare det – man oppdager kanskje en ressurs som man mangler. En slik prosess der man gleder seg over det som er felles og likt, og synes det å spennende å utforske det som er ulikt og annerledes- helt typisk for grupper preget av den gode sirkel for kommunikasjon og relasjoner.

De negative samhandlingsmønstre

Men hva skjer med de som handler i den dårlige sirkel, der spenning øker og relasjoner forvitrer? Og der man blir fjernere og fjerne for hverandre?

Tenk deg en situasjon der du møter en person som i tale, holdning og adferd representerer noe som er fremmed for deg, og som du egentlig ikke liker og som du tar avstand fra. Din opprinnelige interesse vil fort falme, og kommunikasjonen blir mer og mer krevende. Du kjenner ulyst og ser etter en utvei – du ønsker å vende deg bort fra vedkommende. Og mens disse tankene går igjennom ditt hode, merker den andre din uvilje. Dere blir som magneter som frastøter hverandre – en atmosfære med lite energi.   

En gruppe som har liten interesse for hverandre, vil ha færre muligheter til å glede seg over det som er et felles opplevelses-grunnlag, og vil bruke lite energi på å lete etter det som er spennende og annerledes ved den andre. I stedet beskytter man seg for den påvirkning og utviklingsimpuls som de andre i gruppen har potensiale for å gi. Man blir mer og mer usikker og selvtilstrekkelig, og kommunikasjonen låser seg i faste i rigide mønstre.

Det første som dør i relasjonen, er risikoviljen. Man blir mindre åpen og kreativ, og læringsvilje og læringsevne blir mer eller mindre borte. Det er tid for å oppløse, og gå fra hverandre – eller få gjort en endring på det hele.

Det er forsket en del på dette, og som har fått markelappen "å tie og krige". Dette jobbes det nå med en doktorgrad om. Det som er typisk for denne typen samhandling og kommunikasjon, er at man forlater «den smale sti» av tillitbasert dialog. En dialog preget at tillit og respekt, lytting, innspill og felles refleksjon, samt framdrift i en diskusjon som til slutt havner i en konklusjon som det er full oppslutning om.

Når man tier og kriger melder man seg enten av (blir taus – orker ikke delta), eller begynner å «krangle» med den andre. Man havner i en dialog som egentlig ikke er en dialog, for man hverken lytter, bidrar eller er interessert i hva den andre har å si. Man bare kjører ut mot den andre og det som man subjektivt oppfatter at denne sier og gjør. Og man signaliser også at man er imot det som man tror den andre står for og har som motivasjon – og gjerne i negative vendinger.

Dette er en destruktiv form for samhandling som fører galt av sted, men som det absolutt er mulig å komme seg ut av - bare man blir oppmerksom på det som er i ferd med å skje. Nemlig at det holder på å utvikle seg til en fastlåst posisjon, og som over tid vil kunne bli til en konflikt. Enten det, eller at en allerede er havnet i en konflikt. Noe som de færreste ønsker å være en del av.   

Metaspråket om kommunikasjon

De som vil skape gode samhandlingsmønstre og relasjoner i en gruppe må for det første ha et språk for det som skjer, slik at en kan samhandle godt på en arena som mange frykter. Og den arenaen handler om kommunikasjon om kommunikasjonen som foregår i gruppen. Med andre ord – det handler om å analysere og evaluere samhandlingen i gruppen, og snakke og gode og mindre goder sider ved denne – slik hver og en kan observere og oppleve det.    

Og for det andre krever det nettopp den risikovilje med tilhørende åpenhet og kreativitet som vi tidligere har snakket om går tapt i den dårlige sirkel. Altså det som alltid er nødvendig for å snu en uheldig trend med hensyn til tillit, dialog og samhandling. Og det er at alle formidler inn i gruppen hva en opplever. Man må rett og slett få ut det som foregår inni oss, og det må komme ut på en konstruktiv måte. Og da snakker vi om det å gi og ta imot tilbakemelding.

Og for det tredje – man må mobilisere interesse. Man må bruke tid med hverandre, og man må bruke tiden godt. Man må dyrke fram de gode felles-opplevelsene, og snakke om det som kan bli bedre. Og man må bli enige om hva som skal til for å bli bedre, og en må faktisk gjøre det. Ha noen mål for hva en vil oppnå, utvikle gode tiltak for det som skal til for å nå målene, og en må gjennomføre tiltakene og følge opp og evaluere disse. Og resten av denne bloggen handler nettopp om det en kan gjøre for å styrke tillit, dialog og samhandling i en gruppe, og gjennom dette legge grunnlaget for gode prestasjoner.         

Skisse til et program for kommunikasjonsutvikling 

Det som er budskapet i kapitlene over, er at følgende er nødvendig å ha som mål og delmål:

a)        Sette sammen den rette, komplementære gruppen, eventuelt revidere denne

b)       Utpeke eller velge den rette leder – i forhold til situasjon og gruppe

c)        Skape interesse for hverandre – bruke tid sammen

d)       Utforske likheter og ulikheter – skape fellesopplevelse basert på likheter

e)        Skape dynamikk og kreativitet – utnytte forskjelligheten i gruppen

f)          Få på plass felles mål og plan for det en ønsker å få til

g)        Gjennomføring, evaluering og korrigering av mål og plan

Når det gjelder de ulike punktene over, kommenteres dette i avsnittene under, i tråd med den rekkefølgen som er satt opp.

Komplementære grupper betyr at medlemmene er forskjellige, og kompletterer hverandre. En god øvelse for å avdekke likhet og ulikhet i fokus og orientering, er å ta undersøkelsen som heter 16 personalilites. Det er en gratis-test på nettet, som for den som har »nøkkelen» til å oversette profilen som framkommer, kan få fram hvilke roller personen naturlig tar i en gruppe. Man kan med andre ord finne ut hva gruppen måtte ha for mye og for lite av.

Eksempelvis om man har dekket roller på det som går på ideskaping, iverksetting av endring, opprettholdelse av det som gjelder i dag, samt effektiv gjennomføring og kvalitetssikring av endring og utvikling. Rolle-preferanser og egenskaper som bør være til stede i høytpresterende eller verdiskapende grupper eller team.   

Den rette leder må ikke forveksles med den beste. For det som er best må alltid sees i forhold til selskapets situasjon og muligheter, og de ressurser og kompetanse som er tilgjengelig/kan gjøres tilgjengelig. Og da er kanskje «den rette», et bedre begrep.

En leder har ofte det privilegium at en kan omgi seg med de man trenger å ha rundt seg. Så det å skifte leder betyr dermed ofte at man skifter noe av «mannskapet». Derfor blir gruppedynamikken ofte ganske intens i lederskifter. I grupper som er attraktiv å delta i, blir det lett mye tiing og kriging. Man lar være å si noe når det føles opportunt, og man kjemper med kolleger om å ta plass, bli forstått og bli inkludert.

Mange ledere er for kjappe med å bytte ut – tar seg ikke tid til å bli kjent med gruppen som helhet og den enkelte i gruppen. Og dermed får en ikke med seg ressursene og kompetansen som er til stede, og som kanskje ennå ikke har kommet helt til sin rett. Så da en anbefalingen at en bruker tilstrekkelig med tid til å bli kjent, bli forstått og få komme til sin rett med sin komplementære profil.

Det å skape forståelse, aksept og anerkjennelse for gruppemedlemmenes forskjellighet, blir dermed kanskje også det aller viktigste og mest krevende. Men i vel etablerte grupper danner det seg ofte mønstre av ressursanvendelse som representerer overforbruk på noen i gruppen og underforbruk på andre, samt at en bruker ressursene feil. Man oppnår ikke full ressursutnyttelse basert på det som den enkelte ønsker og evner å bidra med. Dermed blir det mangler ved felles og individuell følelse av mestring. Et uttrykk for en form for disharmoni som lett reduserer fellesskapsfølelse og tilhørighet.     

 Skal en få til en utvikling på dette felt, må en skape en felles erkjennelse om ståsted. Og da trenger en å observere hva som faktisk foregår – noe som gjøres best ved at noen eksterne er flue på veggen. Ikke absolutt nødvendig, men en veldig god start på en utviklingsprosess – dersom den som observerer er trent og kapabel. Som kjent er det vanskelig å observere seg selv utenfra.   

Og blir status-analysen stablet på beina, enten ved selv-evaluering eller evaluering utenfra, formidlet på en trygg og passe utfordrende måte, vil erkjennelsen gli inn. Derfra vil det ofte gå greit å formulere de rette mål. Men så kommer den store bøygen. Å ha den tilstrekkelige kompetanse, ressurser og kreativitet til å finne de rette tiltak for å nå mål.

Og når tiltakene for å nå mål er på plass, vil det handle om lederens rolleforståelse, styringsdyktighet og integritet, samt evne til å påvirke konstruktivt og positivt. Beholde, videreutvikle eller bygge tillit og konstruktiv og god dialog. Noe som også ofte får en god «boost» ved ekstern hjelp, fram til en plattform av tilstrekkelig, gjensidig tillit er på plass i gruppen. Samt at bedre/gode kommunikasjons- og samhandlingsmønstre er innarbeidet eller er i godt gjenge. En aktivitet som i de aller fleste tilfeller slår ut i bedre og gode prestasjoner. Gruppen gjør skarpere og bedre analyser, finner lettere fram til felles, forpliktende mål, og fatter tydelige og gode beslutninger på hva som skal gjøres av hvem, inn når og i grove trekk - på hvilken måte.  

Er det noen som ikke tror at mental innstilling og tillitsbasert dialog og samspill i hverdagen og når det virkelig gjelder påvirker resultatene? Bare spør Bodøglimt.. med sin mentale trener gjennom de årene der prestasjonene tydelig tok av for alvor.

Og er dette noe som blir varig av seg selv? Slett ikke – gode mønstre kan fort snu – dersom en ikke bruker krefter på opprettholdelse og videreutvikling.            

Lese mer om alt dette? https://www.boardopt.com/